仕事が忙しいのは喜ばしい事・・・とは言われますが、それでもふと手が空いてしまうことってありませんか。
実はこのふと手の空いた時に何をするのかでその人の価値が決まります。
今回はそんな仕事でやることがない人に実践して欲しいことをご紹介します。。
1.周りに手伝える事が無いか聞く
当たり前ですが、まずは周りの方が困っていないかを確認してみましょう。
「やる事無いんですけど何かありますか?」の聞き方は、NGです。
「今少しだけ時間が空いたので、何かお手伝いできる事はありませんか?」という言い方がソフトで良いと思います。
部署全体の仕事が早く終わるというメリットももちろんありますが、他の方のお仕事を手伝う事で、新しい事を勉強できるというメリットもあります。
同じ部署内の方の仕事を少しでも把握しておけば、その人が不在の時にも、少しはお手伝いできるかもしれません。
2.自分の仕事の棚卸を行う
周りに仲間がいない(個人で仕事している)場合や、手伝うことが特に何も無かった場合、自分の仕事を一度棚卸して整理するという事も大事です。
特に同じ仕事を長い期間担当している方や、ある仕事を担当している方が一人しかいない、という場合には、この作業をしておくと後々役に立ちます。
手順としては、まず自分の行っている業務を全て書き出します。
そしてそれぞれの業務の①業務マニュアルの有無②作業手順③作業時間④作業する頻度⑤関わる部署・担当者⑥データの保管場所を一覧にします。
もちろん、①で業務マニュアルが無かった場合には、棚卸後にマニュアルを作成する事も必要です。
これをしておく事で、自分が万が一長期不在になってしまった時や異動になってしまった場合でも、引き継ぎがスムーズで周りの人も困りません。
3.部署全体の改善点を考える・実行する
自分だけでなく、部署全体の事についても考えてみましょう。
改善すべき点に目をつけるポイントは、①普段使いづらいと感じている事は無いか②いつも時間がかかって困っている事はないか
③他部署から指摘を受けた点は無いかです。
例えば①では「備品置き場が遠いので、近くに変更する」②では「社内システムに関するプログラムを見直す」や
「エクセルのデータ入力フォーマットを事前作成しておく」
③では「他部署の人がわかりやすいよう、受取る書類を入れるポストを作成する」いうような事が挙げられます。
どれも意外と簡単な事なのですが、普段忙しいとなかなか手をつけられない事が多いと思います。
仕事でやる事が無い時こそ手をつけて、部署全体の効率アップをさせてあげたいですよね。
4.全く新しい事に挑戦する
今ある物事を改善してもまだ時間がある、という場合には、あとは新しい仕事を自分で作り出すしかありません。
例えば今までずっとやってみたかったけど、なかなか手をつけられなかった企画はありませんか?
今までとは全く違う方法でプロジェクトを進めてみたいけど、事前のデータ収集に時間がかかりそうで先延ばしにしていたものはありませんか?
もちろん、そんな難しい事にいきなり手をつけなくても構いません。
自分の仕事のためになるような勉強を始めるのも、一つの方法です。
これを機に他の方の仕事を勉強するというのも自分のためになります。
いっそのこと、ライバル会社に視察に行ってみても良いかもしれませんね。
特に販売業ではミステリーショッパーが重要になりますが、忙しくなると意外と行けないものです。
時間のある時こそ、ライバル会社の良い所を盗みに行く良い機会になるかもしれません。
今回は4つの方法をご紹介いたしました。
新人さんなんかは、自分の仕事が終わってしまうと何をして良いかわからず、指示待ち状態になってしまう事もあるかと思います。
また、経年の長い方でも、あまりにも忙しい毎日を過ごしているとふと時間が空いた時に何をして良いかわからなくなってしまう事もあります。
そんな時はぜひ、上の4つを実践してみてもらえればと思います。